İÇİNDEKİLER İçindekiler Altıncı Baskıya Önsöz 5 Beşinci Baskıya Önsöz 6 Üçüncü Baskıya Önsöz 7 Giriş 17 Birinci Bölüm GENEL OLARAK YÖNETİM, BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ 1. YÖNETİM, BÜRO VE BELGE YÖNETİMİ 19 1.1. Büro Yönetimi 20 1.1.1. Geleneksel Bürolar ve Belge Yönetimi 21 1.1.2. Çağdaş Bürolar ve Belge Yönetimi 24 1.1.3. Sanal Bürolar ve Belge Yönetimi 26 1.2. Dosya ve Arşiv Yönetimi 28 İkinci Bölüm BİLGİ VE BELGE YÖNETİMİ 1. BÜRO FAALİYETLERİNDE BİLGİ VE ÖNEMİ 31 2. BİLGİ YÖNETİMİ 32 3. BÜROLARDA BELGE YÖNETİMİ 35 3.1. Belge Yönetiminin Tanımı ve Anlamı 37 3.2. Belge Yönetiminin Örgütsel Açıdan Önemi 39 3.3. Belge Yönetiminin Amacı 41 4. ÇAĞDAŞ BÜROLARDA BELGE YÖNETİMİ 42 4.1. Elektronik Belge Yönetimi 44 4.1.1. Elektronik Belge 46 4.1.1.1. Elektronik Belgelerin Yararları 47 4.1.1.2. Elektronik Belgelerin Sakıncaları 48 4.1.2. Dijital Belgeler 49 4.2. Bilgi Teknolojileri ve Belge Yönetimi 50 4.3. Bilgisayar ve Belge Yönetimi 51 Üçüncü Bölüm ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ 1. TEMEL KAVRAMLAR 53 1.1. Elektronik Belge 53 1.2. Elektronik Belge Yönetimi 54 1.3. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) 55 1.4. Elektronik İmza 57 1.5. Kayıtlı Elektronik Posta 58 1.6. Zaman Damgası 60 1.7. Elektronik Sertifika 61 2. TÜRKİYE'DE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ İLE İLGİLİ ÇALIŞMALAR 61 2.1. Bilgi Edinme Kanunu 61 2.2. Elektronik İmza Kanunu 62 2.3. Elektronik Belge Yönetimi ile İlgili Çalışmalar 63 3. ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS)'NİN TEKNİK ALTYAPISININ OLUŞTURULMASI 65 3.1. Nitelikli Elektronik Sertifika Taleplerinin Oluşturulması ve Onaylanması 66 3.2. Kimliğin Doğrulanması 67 3.2.1. İlk Kimlik Doğrulama (Kurumsal Kimlik/Kişisel Kimlik) 67 3.2.2. E-imza Oluşturma ve Doğrulama 67 3.2.3. Anahtar Yenileme / İptal İçin Doğrulama 68 3.3. Nitelikli Elektronik Sertifika Değişikliği / Yenilenmesi 69 3.4. Nitelikli Elektronik Sertifikanın İptali ve Sona Ermesi 69 4. ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ (EBYS)'NİN İŞLEYİŞİ VE UYGULAMASI 70 4.1. Kısayol Menüleri 71 4.1.1. Aramalar Menüsü 71 4.1.2. Evrak Ekle Menüsü 71 4.1.3. Personel Evrakları Menüsü 71 4.1.4. Menü Ayarları Menüsü 71 4.2. Ana Sistem Menüleri 72 4.2.1. Evrak Menüsü 72 4.2.1.1. Gelen Evrak Menüsü 73 4.2.1.2. Giden Evrak Menüsü 73 4.2.1.3. İptal Evrakı Menüsü 73 4.2.1.4. Kararlar Menüsü 73 4.2.1.5. Evrak Arama Menüsü 74 4.2.1.6. Evrak Gönderimi Menüsü 74 4.2.2. Klasörler Menüsü 74 4.2.2.1. Genel Klasör Menüsü 74 4.2.2.2. Klasör Arama Menüsü 75 4.2.2.3. Diğer İşlemler Menüsü 75 4.2.3. Görevler Menüsü 75 4.2.3.1. Yeni Görev Menüsü 75 4.2.3.2. Görevler Listesi Menüsü 75 4.2.4. Tanımlamalar Menüsü 76 4.2.4.1. Şablonlar Menüsü 76 4.2.4.2. Dağıtım Planları Menüsü 76 5. ELEKTRONİK İMZANIN İŞLEM SÜRECİ 76 6. ELEKTRONİK İMZANIN KULLANIM ALANLARI 78 7. ELEKTRONİK İMZA UYGULAMALARINDA KARŞILAŞILAN SORUNLAR 80 Dördüncü Bölüm EVRAK YÖNETİMİ 1. EVRAK VE EVRAK ÇEŞİTLERİ 81 1.1. Evrakın Tanımı ve Anlamı 82 1.2. Evrakların Oluşması ve Kayıt İşlemleri 83 1.2.1. Evrakın Oluşması 83 1.2.2. Yazışmalar 84 1.2.3. Yazışma Evrakı Türleri 85 1.2.4. Kıymetli Evrak 87 1.2.5. Örgüt İçi İlişkilerden Doğan Evraklar 88 1.2.6. Örgütler Arası İletişimden Doğan Evraklar 89 1.2.7. Resmi Yazışmalardan Doğan Evraklar 90 2. EVRAKIN İŞLEM SÜRECİ 91 2.1. Evrakın Gelişi ve Teslim Alınması 91 2.2. Evrakın Kaydı ve Tasnifi 92 2.3. Evrakın İlgili Birimlere Gönderilmesi 93 2.4. Evrak Kayıt Sistemi ve Evrak Kayıt Defteri 94 2.4.1. Gelen Evrak Kayıt Defteri 95 2.4.2. Giden Evrak Kayıt Defteri 96 2.4.3. Zimmet Defteri 97 2.5. Evrakın Gönderilmesi 98 2.6. Evrak İsteme ve Evrakın Dolaşımı 99 Beşinci Bölüm BÜROLARDA FORM KULLANIMI 1. FORMLARIN GEREKLİLİĞİ 101 1.1. Formun Yönetim Açısından Önemi 101 1.2. Form Yönetimi 102 2. FORM KULLANMA ESASLARI 103 2.1. Formlarda Aranan Nitelikler 103 2.2. Form Çeşitleri 103 2.3. Form Standardizasyonu 104 Altıncı Bölüm DOSYALAMA HAZIRLIĞI 1. DOSYALARIN OLUŞMASI VE DOSYA AÇMA 105 2. DOSYA YÖNETİMİ 105 2.1. Evrak-Dosya İlişkisi 107 2.2. Dosyalamanın Anlamı ve Amacı 108 3. DOSYALAMANIN ÖNEMİ 109 4. DOSYALAMA SİSTEMİNİN KURULMASI 110 4.1. Dosyalama Sisteminin Belirlenmesi 110 4.2. Dosyalama Sisteminin Özellikleri 111 5. DOSYA PLANI 112 5.1. Ana Dosya Planı 113 6. DOSYALAMA İLE İLGİLİ DİĞER İŞLEMLER 115 7. DOSYA BAŞLIKLARI VE YENİ DOSYA AÇMA 116 8. FÖY SİSTEMİ OLUŞTURMA 117 9. KART KULLANIMI 118 10. FİHRİST OLUŞTURMA 119 11. KODLAMA VE KODLAMA TÜRLERİ 120 12. POSTA İŞLEMLERİ 120 Yedinci Bölüm KUPÜRLEME 1. KUPÜR VE KUPÜRLEME 123 1.1. Kupürlemenin Önemi 123 1.2. Kupürlerin Hazırlanması 124 1.3. Kupür Çeşitleri 125 Sekizinci Bölüm DOSYALAMA ORGANİZASYONU 1. EVRAK VE DOSYA HİZMETLERİNİN ÖRGÜTLENMESİ 127 1.1. Merkezi Örgütlenme Modeli 128 1.2. Bölümleri Esas Alan Örgütlenme Modeli 129 1.3. Personeli Esas Alan Örgütlenme Modeli 130 1.4. Karma Örgütlenme Modeli 131 2. FİHRİSTLEME (İNDEKSLEME) 132 2.1. Fihristlemenin Önemi 132 2.2. Fihristleme Türleri ve Kuralları 132 2.2.1. Kişi ya da kurum adına göre fihristleme 132 2.2.2. Konu esasına göre fihristleme 134 2.2.3. Coğrafi esasa göre fihristleme 134 2.2.4. Kronolojik (tarihsel) esasa göre fihristleme 135 3. KODLAMA VE KOD SİSTEMİ 135 3.1. Çapraz Başvuru Sistemi 136 Dokuzuncu Bölüm DOSYALAMA SİSTEMLERİ 1. BÜROLARDA DOSYALAMA SİSTEMLERİ 139 1.1. Alfabetik Dosyalama Sistemi 140 1.2. Sayısal/Nümerik Dosyalama Sistemi 142 1.2.1. Seri Nümerik Sistem 143 1.2.2. Desimal (Onlu) sistem 144 1.3. Coğrafi Dosyalama Sistemi 147 1.4. Kronolojik Dosyalama Sistemi 150 1.5. Konulara Göre Dosyalama Sistemi 151 1.6. Karma Dosyalama Sistemi 153 1.7. Sanal Dosyalama Sistemleri 154 2. DOSYALAMA ARAÇLARI 156 2.1. Geleneksel Dosyalama Araçları 156 2.2. Dosya ve Çekmece Etiketleri 162 2.3. Sanal Dosyalama Araçları 164 Onuncu Bölüm ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 1. ARŞİVLEME VE ARŞİVLEME TEKNİKLERİ 165 1.1. Arşivlemenin Amacı ve Önemi 166 1.2. Arşivleme Türleri 169 1.3. Arşiv Yerinin Seçimi 170 1.4. Arşivleme Süreci 171 1.5. Tasnifleme Türleri ve Süreci 172 2. ARŞİV İNDEKSLERİNİN HAZIRLANMASI 174 3. ARŞİV MALZEMESİNİN GİZLİLİĞİ VE FİZİKSEL KORUNMASI 174 4. ARŞİV MALZEMESİNDEN YARARLANMA 175 5. ARŞİVLEME YÖNTEMLERİ VE ARAÇLARI 176 5.1. Geleneksel ve Sanal Arşivleme Yöntemi 177 5.1.1. Analog (Mikrografik) Arşivleme 178 5.2. Doküman Yönetim Sistemleri 179 5.2.1. İş Akış Sistemleri 180 5.2.2. Belge Tarama Sistemleri 181 5.2.3. Analog Dönüşümün Yararları 181 6. ARŞİVLEME ARAÇLARI 182 6.1. Geleneksel Arşivleme Araçları 182 6.2. Sanal Arşivleme Araçları 187 6.2.1. Mikroform 188 6.2.1.1. Mikrofilmler 188 6.2.1.2. Mikrofişler 191 6.2.1.3. Mikro-Opak Kartlar 191 6.2.1.4. Apertür Kart 192 6.2.1.5. Rulo Film 193 6.2.1.6. Mikrografi 193 7. ARŞİV BELGELERİNİN KODLANMASI 194 8. DOSYALARIN KUTULANMASI 194 8.1. Kutulama ve Etiketleme 194 9. ARŞİV MALZEMESİNİ SAKLAMA YÖNTEMİ 195 9.1. Arşivlerde Raflama ve Raflama Şekilleri 197 10. ARŞİVLERDE BİLGİSAYAR KULLANIMI 200 11. ARŞİVLERDE AYIKLAMA VE İMHA SÜRECİ 201 11.1. Arşiv Malzemesini Saklama Süresi 202 11.2. İmha Edilecek Malzemenin Tasnifi 203 11.3. Mikrofilm İşlemleri 204 11.4. İmha Listesi ve İmhanın Esasları 205 12. DOKÜMANTASYON İŞLEMLERİ 208 12.1. Dokümantasyonun Fonksiyonları 208 12.2. Dokümantasyon Örgütleri 210 13. DOSYALAMA VE KÜTÜPHANECİLİK 210 13.1. Kütüphanelerde Bilgisayar Kullanımı 211 14. KRİPTOLAMA (ŞİFRELEME) 212 15. ARŞİVLEME VE KÜTÜPHANECİLİK 214 EKLER EK - 1: TOBB EVRAK VE DOSYA HİZMETLERİ YÖNETMELİĞİ 219 EK - 2: KURUM DOSYA PLANI 237 EK - 3: DEVLET ARŞİV HİZMETLERİ HAKKINDA YÖNETMELİK 239 EK - 4: ELEKTRONİK İMZA KANUNU 255 EK - 5: STANDART DOSYA PLANI 263 STANDART DOSYA PLANI 302 Kaynaklar 307 Kavram Dizini 311